Cuando se habla de presupuesto financiero se hace referencia a una expresión que se encuentra relacionada a las finanzas y al plan operativo de una empresa que ocurre durante un periodo de tiempo determinado, generalmente al término de un año.
Usualmente, los gerentes al inicio del año preparan un detallado plan que contiene los objetivos que se plantean conseguir durante este periodo con respecto a sus ingresos, gastos y utilidad neta. Así el presupuesto financiero es una de las herramientas más preciadas con las que tu empresa puede contar; porque te ofrece una estrategia de accionar tanto a corto, mediano y largo plazo.
Además, cuando es utilizado de manera eficiente te ayuda a cumplir los objetivos empresariales, no solo esto, también es capaz de encontrar señales de advertencia a tiempo y así convertir a tu empresa en una más productiva, rentable y eficiente que cuenta con una ventaja competitiva en un mercado desafiante.
Por ello en esta breve entrada te enseñaremos cómo puedes crear tu presupuesto financiero en pocos pasos, acompáñanos.
- PRESUPUESTAR TUS GASTOS FIJOS Y VARIABLES
El presupuesto financiero adquiere su importancia al verse como una herramienta capaz de proporcionar a los gerentes control y seguimiento de las inversiones realizadas y salidas de dinero.
Gracias a lo anterior es posible de manera eficiente el detalle de los gatos para optimizar los recursos. Para estimar el detalle de los gastos de tu organización es necesario que tengas a consideración los siguientes puntos:
- Gastos generales de la compañía
Estos gastos son separados por los fijos que siempre deberemos pagar: (agua, luz, nómina, etc) y los gastos variables que dependerán de las circunstancias del negocio y del momento: (costos de venta, gastos administrativos, entre otros).
Es conveniente identificar los gastos por departamento para tener una visión completa de cómo se maneja financieramente la empresa y cuánto se gasta en cada una de las áreas.
- Gastos de imprevisto
Toda empresa debe contar con un monto determinado para gastos que no son considerados pero que de alguna forma pueden surgir durante la operación. Esto marca la diferencia entre la solvencia de un negocio o un gran problema de liquidez.
- Gastos de proyectos planeados
Los proyectos planeados son aquellos en los que se tiene contemplado de manera previa la realización de inversiones. Sin importar que sean de tamaño pequeño o grandes, cuán importantes son o resultan ser los planes.
El presupuesto de gastos fijos y variables de manera general se debe realizar de manera anual, pero también es posible y recomendable que sea semestral o trimestral. Teniendo en cuenta que esto dependerá de las necesidades particulares de la empresa en cuestión, la industria en que se desenvuelva, etc.
No obstante, es primordial que se encuentre detallado de manera mensual para poder realizar un monitoreo y control de los gastos de manera más eficiente con el fin de priorizar y evaluar los efectos tanto positivos como negativos que generan a la empresa.
- REALIZAR UN PLAN ESTRATÉGICO Y DEFINIR LAS METAS DE LA ORGANIZACIÓN
Para conseguir iniciar la creación de un presupuesto financiero es vital detenerte a realizar algunas acciones en tu empresa que hacen una total diferencia para lograr implementar esta práctica con éxito:
- Analiza las tendencias en tus ingresos y gastos de años anteriores
Para lograr obtener proyecciones más cercanas a la realidad es fundamental que estén basadas en información que corresponda adecuadamente a la misma. Para ello es útil que observes cuál ha sido el gasto que en promedio se ha efectuado en cada categoría y que de igual manera lo hagas con las ventas.
- Determina montos límites para cada categoría de gastos
Estimar el porcentaje de tus ingresos es sumamente importante. De esta forma tienes una visión ideal del volumen de financiación que deseas invertir en cada categoría antes de elaborar el presupuesto financiero. Con esto conseguirás priorizar y tener una visión más compleja del destino de tus ingresos. Gracias a esto consigues aportar de manera positiva a la consecución de tus objetivos empresariales.
- Establece las metas financieras de tu empresa
Al momento de hacer tu presupuesto financiero intenta fijar metas específicas, medibles y realistas que aportarán un objetivo real y significativo que funcionará como una motivación para llevarlo a cabo.
- PRONOSTICAR LAS VENTAS E INGRESOS
Para realizar esto en nuestro presupuesto financiero lo primero con lo que debemos contar es el monto de las ventas estimadas. Con ellas logramos determinar algunos factores que influyen en el mismo como son:
- Demanda estimada del producto o servicio.
- Mercado meta.
- Competencia directa e indirecta.
- Precio promedio de mercado del producto y/o servicio.
- Capacidad de producción.
Puedes pronosticar las ventas en 3 escenarios principales: ventas bajas, ventas moderadas y ventas altas.
El objetivo principal del pronóstico de ventas es realizar en base a la información que se tiene actualmente un estimado lo más real posible. Asegurando así que tu proyección financiera está lo más ajustada que se puede a la realidad.
Existen diversas formas de hacer un pronóstico de ventas:
- Ventas potenciales del mercado
Debes considerar el total de las ventas estimadas que se pueden generar en el mercado en que compites. En base a tu capacidad de producción y distribución se determinará qué porcentaje de ese total tienes la posibilidad de alcanzar.
- Datos históricos
Ten en cuenta las ventas de años anteriores y analiza la tendencia de estas, de esta forma pronosticando cuando y porque van a bajar o subir.
- Tendencias del mercado
Se tienen en consideración indicadores o estadísticas del sector o del mercado a penetrar como podría ser el Índice de Precios al consumidor.
- Juicios personales
Se realiza es un sondeo con personas especialistas en al área en cuestión, se tiene a consideración también la experiencia propia en el negocio, preguntar a tus empleados relacionados con las ventas de manera directa, etc.
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- PRONOSTICAR EL FLUJO DE EFECTIVO
Esta es una herramienta básica de gestión financiera, su objetivo es conseguir un uso eficiente del efectivo de la organización con saldos cercanos a las necesidades monetarias que requiera para su operatividad. Con ello se evita que se ponga en riesgo el cumplimiento de las obligaciones que tiene la organización con respecto a su personal, proveedores, acreedores, etc. Que de no ser beneficios tendrán resultados negativos hacia la misma.
Cuando el flujo de capital es positivo la empresa tiene la solvencia suficiente para la operación y es capaz de sostenerse en el mercado. Algunas veces no resulta de esta forma y se hace necesario la solicitud de un crédito bancario para conseguir dinero extra mientras se soluciona un percance o se realiza una inversión.
Este reporte también es conocido como presupuesto de flujo efectivo y se realiza mediante dos métodos:
a) Método indirecto: Se divide el flujo de capital en 3 categorías que son, flujo operativo, flujo de inversión y flujo de financiamiento. Para poder realizarlo con este método es necesario contar con el balance general y estado de resultados de los últimos dos años.
b) Método directo: Se identifica el efectivo recibido y los pagos en efectivo realizados a través de la operación cotidiana de la empresa. El efectivo recibido menos el efectivo que salió te da como resultado el efectivo neto procedente de la operación, éste equivale a la utilidad neta con contabilidad de caja.
5. PROGRAMAR REVISIONES PERIÓDICAS
Las revisiones de presupuesto financiero no son una actividad única en un periodo de tiempo determinado, para garantizar la buena gestión de un negocio es necesario que se realicen de manera continua. En ellas se buscará obtener la mayor rentabilidad sin la disminución de la calidad de los productos o servicios.
Para realizar un proceso de revisión del presupuesto financiero el primer paso a considerar es examinar el actual y comparar los montos que fueron estimados con el gasto y/o ingreso real que se tuvo. Si resulta que constantemente los montos están fuera de presupuesto para perjuicio de la empresa deberán ser evaluadas de nuevo y revisadas de manera individual.
- ESTRUCTURAR EL PRESUPUESTO FINANCIERO DE TODAS LAS ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN
Para la implementación de un presupuesto financiero eficaz es necesario separar el presupuesto de manera individual en cada una de las áreas operativas de la empresa. Esto facilitará el control, seguimiento y monitoreo de los mismos además será más sencillo el cumplir con el presupuesto financiero organizacional gracias a esta segmentación.
Cuando se implementan los presupuestos por área de operación se tienen ventajas como las siguientes:
- Motivación y reto para los empleados al tener que cumplir con metas específicas y tener que alcanzar los objetivos del presupuesto financiero para aportar valor y colaborar en la obtención de la meta global de la empresa.
- Otorga la responsabilidad a cada persona asignada en cuanto al manejo más eficiente de los recursos.
- Ayuda a la toma de decisiones autónomas de cada encargado de área, optimizando así los tiempos.
- Evita que los objetivos operacionales sean manipulados por los encargados.
- Consolida la estructura organizacional delimitando autoridad y responsabilidad.
- Fomenta la planeación y anticipación a las situaciones que puedan presentarse.
- Arroja importantes indicadores como: eficiencia en ventas, productividad, eficiencia por departamento, uso de los recursos, cumplimiento de metas, gastos innecesarios, etc.
7. TOMAR DECISIONES TENIENDO EN CUENTA EL PRESUPUESTO FINANCIERO Y LAS VARIACIONES EN SUS RESULTADOS
Cuando el flujo de efectivo real empieza a llegar es posible apreciar que tan cercano fue el presupuesto financiero a la realidad. Si se llega a detectar alguna desviación negativa importante de la realidad se deben llevar a cabo acciones pertinentes para corregir dicha actividad e identificar las áreas de la empresa que no son eficientes con el manejo de sus recursos y labor. Determinar las prioridades y objetivos de contingencia para que las actividades empresariales se cumplan a tiempo.
En estas situaciones es crítico que durante el proceso se analice a detalle si los valores alejados se deben a un manejo equívoco por parte de los trabajadores o a un evento externo que se presentó en ese momento. Además, debe revisarse si fueron acertadas las estimaciones de ventas para corroborar si el presupuesto se realizó de manera correcta en base a objetivos realistas, medibles y alcanzables por nuestra compañía en un periodo de tiempo determinado.
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