La elección de ERP para las operaciones empresariales puede ser una tarea compleja, pero esencial para su empresa. Al decidir qué sistema ERP elegir, es crucial que seleccione cuidadosamente un sistema que simplifique y unifique los recursos de su empresa. Una plataforma ERP seleccionada puede proporcionar un almacén y conectar todas las áreas de su negocio.

Por esta razón, es importante elegir el mejor software que te ayudará a trabajar de una forma más eficiente, para mejorar la calidad y la visibilidad del proceso de producción, así como todo, desde la gestión del inventario y el comercio minorista hasta la comercialización y venta de artículos en cuestión, distribución y gestión de inventarios hasta la venta, marketing y gestión de las relaciones con los clientes.

Ahora bien, ¿Cómo se debe escoger el sistema de gestión de recursos ERP indicado para tu negocio?

El software ERP que seleccione puede ser un proceso desafiante y es una actividad que se debe manejar razonablemente. Hay que tener cuidado con la perspectiva de dedicar recursos organizacionales considerables para adquirir un sistema ERP de administración de recursos y luego implementarlo, porque de lo contrario,los resultados pueden incluso llevar a que su empresa obtenga resultados negativos.

Un dato curioso es que la firma analista Gartner, plantea que entre el 55% y el 75% de todos los proyectos ERP fallan en su implementación.

Un sistema ERP lleva consigo altos costos de licencia y mantenimiento, pero también es un gasto comercial: Tiempo y recursos. El objetivo es que se implemente una planificación y estrategia de negocio que sea viable y llegue a la rentabilidad en tiempo y forma.

La instalación fallida puede tener repercusiones financieras desastrosas, incluida la interrupción de las funciones comerciales y operativas, pérdidas de empleo y clientes insatisfechos.

En relación a la información anterior, compartiremos una lista de 5 consejos útiles que puedes tener en cuenta para la elección de un ERP. Si está considerando un sistema de gestión de recursos ERP que se adapte a su mediana o pequeña empresa estos cinco factores pueden ser una ayuda perfecta:  

5 consejos que debes saber antes de elegir un ERP

1. El ERP a seleccionar debe ser escalable y personalizable 

Su lista de necesidades y requisitos no debe ser el único factor que guía una decisión de compra. También debe tener en cuenta qué funciones se requieren en la medida que crezcan o se produzcan cambios en su negocio más adelante.

Un sistema de administración de recursos ERP debe ser lo suficientemente ágil para cumplir con los requisitos del negocio a medida que crece. Evita opciones que pueden quedar anticuadas en 5 a 10 años, necesita una opción sofisticada que se adapte fácilmente a sus requerimientos. Porque si no es así, el ERP que implementes para la gestión de recursos, será un impedimento para ver crecer tu empresa.

Debe mirar más allá de las características ordinarias que ofrece un sistema de administración de recursos ERP y considerar qué tan bien se ampliará el software para cubrir sus requisitos en evolución o los de su empresa.

Sobre la base de este factor, se asegurará de tener su ERP equipado para estar al servicio de su negocio ahora y en el futuro, lo cual es esencial.

2. El ERP debe proporcionar flexibilidad

Los estudios han demostrado que darles a los empleados la capacidad de trabajar desde cualquier lugar y momento que consideren oportuno aumenta considerablemente la productividad en los negocios. Entonces, si la funcionalidad móvil del ERP es limitada, esas ganancias de eficiencia serán imposibles de alcanzar.

Está comprobado que los trabajadores se benefician más de la provisión de capacidad para trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. En consecuencia, si una función móvil de ERP está limitada, puede haber consecuencias negativas para la productividad del trabajo.

Es crucial dejar que sus empleados trabajen a su máximo potencial. Al confinarlos a entornos de oficina y escritorio, los trabajadores se ven privados de la capacidad de alcanzar su máximo potencial como empresarios. Un desempeño laboral bien regulado garantiza la eficiencia tanto en las negociaciones realizadas como en el desempeño de sus funciones.

Cuando busque un software ERP, debe tener en cuenta una opción que funcione con aplicaciones móviles, ya que esto simplifica que todos los miembros del equipo compartan datos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Lo que quiere decir, es que si sus colaboradores están trabajando en movilidad, pueden acceder fácilmente a sus flujos de trabajo y datos clave cuando están fuera de su oficina, lo que lleva a una mayor productividad.

3. Costos a largo plazo

Con los costos iniciales es muy fácil quedar encerrado, algunas empresas deciden adquirir un ERP de inmediato cuando se trata de un precio inicial muy bajo porque en primera instancia representa un ahorro de dinero para la empresa. 

Lo que de verdad debe ser considerado son los costos totales de propiedad (TCO) a largo plazo. Ya que hay que tener en cuenta que es inutil el ahorro en la compra de un ERP si al final el proyecto termina fracasando o excediendo el presupuesto en 50%, 100% o hasta 200%.

Los costos de implementación a largo plazo, están relacionados con la gestión de cambios, lo que es considerado normal es que el sistema de gestión de recursos ERP tenga la capacidad de configurarse para mostrar cómo están los procesos comerciales en un futuro, de modo que los procesos evolucionen junto al ERP y proveedor.

4. Facilidad de uso

Para cada área funcional de la corporación se trabajará diariamente con tipos de información especiales, no utilizando otro tipo. Por eso es importante elegir un criterio al elegir un ERP: la experiencia del usuario debe ser personalizable para cada usuario, de modo que solo se presente la información adecuada.

En otras palabras,  un buen sistema de gestión de recursos le brindará la información correcta en el momento correcto a las personas adecuada de una manera simple y eficiente.

Al elegir un sistema ERP, asegúrese de buscar una excelente experiencia de usuario y personalización. Si necesita generar soluciones alternativas incómodas para localizar y contextualizar el sistema, eso es una señal de alerta, porque el sistema ya debería tener eso incorporado.

5. Recomendaciones o referencias por parte de terceros 

Las referencias de un proveedor de sistemas de administración de recursos ERP brindarán personalmente la oportunidad de tener una conversación con algunos de los clientes con los que se obtuvo el sistema. Es importante recordar que el software en particular en sí mismo no es el factor más importante a tener en cuenta al evaluar el grado de competencia de su proveedor, pero debe pensar en la competencia que implementa la tecnología y su conocimiento comercial general para asociarse con las demás empresas.

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El escenario opuesto en el que un sistema ERP no cumple con las expectativas no siempre es porque el problema se debió a la falta de disponibilidad del software, sino que los problemas ocurrieron durante el proceso de implementación, como por ejemplo, una comunicación no adecuada con el proveedor.

Después de conocer estos consejos, elegir el ERP correcto para tu negocio será más fácil, y si aún quedan dudas y preguntas sobre cuándo es el momento indicado para empezar a usar un ERP en tu empresa, es importante que tengas en cuenta estas señales: 

– El crecimiento del negocio/empresa

– Las operaciones se convierten más complejas

– Si ha llegado la hora de evolucionar y apoyarse en herramientas más completas

Y por último, una gran parte del éxito en la implementación de un sistema ERP es estar completamente informado y con los conocimientos sobre este. Además,  apoyarse en la asesoría de personas correctas. 

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